Descrizione
Le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID), prevedono l’obbligo per le Pubbliche Amministrazioni di redigere con provvedimento formale e pubblicare sul proprio sito istituzionale il Manuale di
gestione documentale. Queste Linee Guida, entrate in vigore il 1° gennaio 2022, costituiscono la versione aggiornata delle regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento, precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014, con l’obiettivo
generale di semplificare la gestione complessiva del documento informatico attraverso una visione d’insieme che aggrega in un “corpo unico” materie prima disciplinate separatamente. Il presente Manuale di gestione documentale, adottato dall’Istituzione scolastica al fine di adeguarsi alle disposizioni normative vigenti, descrive il sistema di gestione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il documento non costituisce un semplice riassunto di normative, ma rappresenta uno strumento originale che riflette le specifiche peculiarità organizzative e tecnologiche dell’ente che lo adotta.
La redazione e l’aggiornamento periodico di questo Manuale costituiscono un adempimento previsto dalla normativa e rappresentano un elemento strategico nel processo di trasformazione digitale dell’ente. Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Pertanto, il presente documento si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con gli organi dell’Istituto, costituendo uno strumento essenziale per garantire l’uniformità delle procedure, la crescita delle competenze digitali e la trasparenza dell’azione amministrativa.
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